3人の子育てママが教える！柔軟な働き方を実現する7つの秘訣〜4. 仕事を細かく分解する〜

こんにちは。ストーリーテラーズでバックオフィスメンバーをしている、なおこです。

前回のブログでは、私が3人の子育てをしながらストーリーテラーズで柔軟な働き方を実現する中で学んだ7つの秘訣のうち、「3.仕事の種類を分類する」をご紹介しました。

柔軟な働き方の7つのポイント

１．事業の全体像を把握する
２．自分の強みを知り、組織に貢献する分野を決める
３．仕事の種類を分類する
４．仕事を細かく分解する
５．仕事の種類に応じた時間を確保する
６．できる限り早く取りかかり、こまめにコミュニケーションを取る
７．気持ちを切り替えて全集中！

今回は、「4. 仕事を細かく分解する」についてお話しします。

仕事の種類がある程度、分類できたら、次はさらに分解し、「いつどの作業を行うか」を決めていきます。

前回のブログでは、仕事の種類の中でも一番時間をかけているのは「コミュニケーション」だというお話をしました。でもコミュニケーションというと、とてもざっくりしていて、どれだけ時間がかかるのかがイメージしにくいですよね。

そこで、私自身が仕事をしている中で、どんな時に一緒に働くメンバーとのコミュニケーションをとっているかを考えてみたいと思います。

前回の記事はコチラ
『3人の子育てママが教える！柔軟な働き方を実現する7つの秘訣〜3. 仕事の種類を分類する〜』

「コミュニケーション」をとる時

自分だけでは、判断に迷う時
  例えば、初めての仕事を担当する場合、経験値や知識不足のために適切な判断が難しい場合があります。そのような時には、前任者や専門家の方に確認したり、一緒に考えて検討してもらうためのコミュニケーションが必要となります。この場合、「自分が何で躓いているのか、何が不安なのか」に気づくことさえできれば、すぐに相談することができるので、前段として、自分自身との対話も必要になってきます。

たくさんのアイディアを出したい時
　1人で考えるよりも2人以上で考える方が、それだけ たくさんのアイディアを出すことができます。新しい企画をや仕組みを考える時には、まずはたくさんのアイディアを出すことが必要になるので、自分1人でうんうんと頭を抱えて悩むよりも、同じテーマで仲間に呼びかけて一緒に考えてもらうと、案外、客観的な視点で解決策が見つかったりすることがあります。

予定通りに仕事が進んでいるかを確認したい時
　例えば前回の事例として出していた「クライアントへの請求書発行から入金まで」を着実に予定通りに進めるためには、案件が予定通りに受注できそうか、その後変更が生じていないかを確認することが重要です。もしも直前に変更がわかると、短い期間で仕事を進めなくてはいけなくなるので、間違いも発生しやすくなります。そのため、早め早めの確認を心掛けています。

予定通りに進んでいることや気づいたことを共有したい時
　変更が生じた時はもちろんですが、予定通りに進んでいることも社内で共有できると一緒に働くメンバーは安心します。また、よい仕事をしているメンバー（例えば、ストーリーテラーズであれば、素晴らしい記事を書いたライターやその元となるクライアントの想いを引き出したインタビュアー）に「いいね！」と伝えることで、お互いのモチベーションアップにつながります。

もしかしたら、まだまだコミュニケーションの段階や種類は分解できるかもしれませんが、私が日々、意識しているのはこの４つが多いかなと感じています。

コミュニケーションをとる時に大切な3つのステップ

どのようなコミュニケーションをとる場合にも大切なのは、次の３つのステップだと考えています。

ステップ１　自分自身との対話で伝えたいことを明確にする
誰かと話したい、共有したいと感じた時、「伝えたいことは何か、違和感を感じているとしたら、それは何か」を自分自身と対話して明確にします。

ステップ２　相手にわかりやすく伝える工夫をする
明確になったら、それを相手にわかりやすく伝える必要があります。これはストーリーテラーズならではの特徴でもあるかと思いますが、私たちは基本的にリモートで全員が働いているので、チャットでの会話が9割以上。チャットの文章で自分の考えや思いをわかりやすく相手に伝えるために、言葉の選び方や文章の順番や量も考えて発信できるとベストです。

ステップ３　気づいた時に、すぐに取り掛かる
ステップ１，２とスムーズに考えを自分の中で整理できる時もありますが、そうではない時もあります。そんな時は、「何かよくわからないけど、モヤモヤするので、聞いて！話そう！」とそのままをチャットに投げることもあります。そうやってチャットに文章を書いていくことで自分は何でモヤモヤしているのかに気づいたり、とりとめのない文章からでも他のメンバーが「こんなことで困っているのでは」と整理してくれることもあります。とにかく1人で抱えずに、一緒に働くメンバーと共有していくことは、どんな時でも大切だなと感じています。

今回は、一見、細かく分類するのが難しそうな「コミュニケーションをとる仕事」について分解をしてみました。

次回は「仕事の種類に応じた時間を確保する」についてお話しします。どうぞお楽しみに！